SISTIM INFORMASI PERPUSTAKAAN.

1. Latar Belakang Masalah.
   

   
    

   Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh
   

   sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para
   

   murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau
   

   meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Dengan
   

   meningkatkan fungsi perpustakaan secara maksimal maka diharapkan juga akan
   

   memberikan pendidikan yang maksimal bagi para murid. Salah satu langkah yang bisa
   

   diterapkan untuk menigkatkan fungsi perpustakaan sekolah adalah dengan penggunaan
   

   sistem pengolahan data yang tepat dan cepat. Sistem informasi pengolahan data
   

   perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dipergunakan untuk tujuan
   

   pencatatan, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali dan juga untuk menyalurkan
   

   nformasi itu sendiri.
   

       Seiring dengan perkembangan teknologi dan Informasi pada saat ini yang hampir
   

   mencakup semua bidang dalam kehidupan manusia. Maka hal ini bisa dimanfaatkan
   

   untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi.
   

   Komputer merupakan salah satu cara atau saranan yang bisa digunakan untuk
   

   membantu dalam mewujudkan sistem informasi perpustakaan yang berbasisi
   

   komputerisasi tersebut. Sehingga sistem informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih
   

   daripada sebuah sistem informasi perpustakaan yang diolah secara manual dan juga
   

   akan meghasilakan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai produktifitas
   

   yang tinggi.
   

       
   

2. Metode Penelitian.
   

   
    

   Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk menentukan
   

   kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang digunakan adalah:
   

   
    

   1. Metode Observasi
   

           Observasi merupakan metode yang digunakan untuk mengumpulkan
   

   data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap
   

   semua aktivitas objek penelitian
   

   2. Metode Wawancara
   

   Metode pengumpulan data dengan cara Tanya jawab secara langsung
   

   dengan sumber – sumber yang terkait
   

   3. Metode Kearsipan
   

   Merupakan metode pengumpulan data berdasarkan arsip atau dokumen
   

   yang berhubungan dengan permasalahan yang menjadi bahan penelitian
   

   
    

   
    

   TINJAUAN UMUM DAN ANALISIS SISTEM.
   

   
    

   3.1 SMK Harapan Meliau
   

   SMK Harapan Meliau mulai operasional sejak tahun ajaran 1991/1992. menerima
   

   siswa baru untuk kelas 1 sebanyak 80 siswa yang dibagi dalam 2 kelas, dengan kepala
   

   sekolah diampu oleh Bapak Teja Kusuma sebagai kepala sekolah SMK Harapan Meliau
   

   Gedung untuk kegiatan belajar mengajar telah diresmikan oleh Kakanwil Depdiknas pada
   

   saat itu ialah Bpak Drs Sulistyo pada tanggal 31 Agustus 1991.
   

   SMK Harapan Meliau mulai resmi dinyatakan bediri dengan SK Menteri Pendidikan
   

   dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0216/0/1992 terhitung semenjak tanggal 1
   

   April 1992 yang ditanda tangani oleh Mendikbud Bpk Prof Dr Fuad Hasan, dan kepala
   

   sekolah masih dipimpin oleh kepala sekolan dari SMK Harapan yaitu Bpk Teja Kusuma
   

   BA hingga sekarang.
   

3.2 Visi dan Misi

Adapun visi dan misi dari SMK Harapan adalah sebagai berikut:

    3.2.1 Visi

Terwujudnya siswa yang santun, berprestasi dan mandiri (Tunas Diri).

3.2.2 Misi

1. Menyelenggarakan pendidikan yang berorientasi pada iman dan taqwa.

2. Memaksimalkan penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi.

3. Membekali pelajaran keterampilan dan kewirausahaan dalam kegiatan intra dan ekstra kurikulum.

3.3 Analisis

Analisis sistem adalah sebuah tahapan yang dilakukan untuk menganalisis

permasalahan atau mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang

lama. Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum

tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang

sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisi

sitem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah

identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada

sistem lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistem

lama merupkan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga

harus dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai

dengan keinginana pengguna.

3.4 Analisis PIECES

Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa

aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan

pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,

information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting

untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis

ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat

gejala dari masalah utama.

3.4 Analisis PIECES

Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa

aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan

pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,

information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting

untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis

ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat

gejala dari masalah utama.

1. Performance ( Kinerja Sistem)
   

   
    

   Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari
   

   sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan
   

   yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari
   

   sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah
   

   produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselsekan dalam jangka waktu
   

   tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata anatara
   

   suatau teransaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada teransaksi
   

   berikutnya.
   

   Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan SMK HARAPAN dirasakan kurang
   

   efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput(hasil dari beberapa waktu ) dan Respon time yang diberikan oleh
   

   sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku
   

   dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama
   

   dalam penyelesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat
   

   manual sehingga proses penyelesaian kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu
   

   yang lama.
   

   
    

   Table 3.1 Performance
   

   
    

1. Information (Informasi)
   

   Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat,
   

   relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebasa dari
   

   kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut
   

   memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada
   

   ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah
   

   informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan
   

   dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan.
   

        Pada sistem informasi perpustakaan yang ada di SMK HARAPAN
   

   hasil pengolahan informasinya masih memiliki beberapa kelemahan. Seperti
   

   kelambatan dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak
   

   perpustakaan sendiri maupun pihak-pihak yang terkait.
   

   
    

   Table 3.2. information
   

   
    

3. Economy (Ekonomi)

Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan

mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah

perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan

terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya

pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan

biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal

mungkin, Khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.

Table 3.3 Economy

4.Control (Pengendalian)

Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian

dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah

standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau

mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang

akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk

mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau

organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang

mengalamai kendala dapat diperbaiki.

Table 3.4 control.

5. Eficiency (Efisiensi)

    Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana

menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang

diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi

pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan

bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan

usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.

Table 3.5 Eficiency

6. Service (Pelayanan).

Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita

lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan

pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya

pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem

informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu

terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah

satu alasan diandakannya pengembangan sistem.

Table 3.6 Service

3.5 Analisis Kebutuhan Sistem

Kebutuhan fungsional:

1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tinga

validasi data yang baik

2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan

dengan tingkat validasi data yang baik

3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan,

baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan

pengembalian, maupun laporan denda.