Latar Belakang Masalah.
Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh
sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi para
murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah atau
meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid di sekolah. Dengan
meningkatkan fungsi perpustakaan secara maksimal maka diharapkan juga akan
memberikan pendidikan yang maksimal bagi para murid. Salah satu langkah yang bisa
diterapkan untuk menigkatkan fungsi perpustakaan sekolah adalah dengan penggunaan
sistem pengolahan data yang tepat dan cepat. Sistem informasi pengolahan data
perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dipergunakan untuk tujuan
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali dan juga untuk menyalurkan
nformasi itu sendiri.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan Informasi pada saat ini yang hampir
mencakup semua bidang dalam kehidupan manusia. Maka hal ini bisa dimanfaatkan
untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputerisasi.
Komputer merupakan salah satu cara atau saranan yang bisa digunakan untuk
membantu dalam mewujudkan sistem informasi perpustakaan yang berbasisi
komputerisasi tersebut. Sehingga sistem informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih
daripada sebuah sistem informasi perpustakaan yang diolah secara manual dan juga
akan meghasilakan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai produktifitas
yang tinggi.
Metode Penelitian.
Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk menentukan
kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang digunakan adalah:
1. Metode Observasi
Observasi merupakan metode yang digunakan untuk mengumpulkan
data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap
semua aktivitas objek penelitian
2. Metode Wawancara
Metode pengumpulan data dengan cara Tanya jawab secara langsung
dengan sumber – sumber yang terkait
3. Metode Kearsipan
Merupakan metode pengumpulan data berdasarkan arsip atau dokumen
yang berhubungan dengan permasalahan yang menjadi bahan penelitian
TINJAUAN UMUM DAN ANALISIS SISTEM.
3.1 SMK Harapan Meliau
SMK Harapan Meliau mulai operasional sejak tahun ajaran 1991/1992. menerima
siswa baru untuk kelas 1 sebanyak 80 siswa yang dibagi dalam 2 kelas, dengan kepala
sekolah diampu oleh Bapak Teja Kusuma sebagai kepala sekolah SMK Harapan Meliau
Gedung untuk kegiatan belajar mengajar telah diresmikan oleh Kakanwil Depdiknas pada
saat itu ialah Bpak Drs Sulistyo pada tanggal 31 Agustus 1991.
SMK Harapan Meliau mulai resmi dinyatakan bediri dengan SK Menteri Pendidikan
dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0216/0/1992 terhitung semenjak tanggal 1
April 1992 yang ditanda tangani oleh Mendikbud Bpk Prof Dr Fuad Hasan, dan kepala
sekolah masih dipimpin oleh kepala sekolan dari SMK Harapan yaitu Bpk Teja Kusuma
BA hingga sekarang.
3.2 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari SMK Harapan adalah sebagai berikut:
3.2.1 Visi
Terwujudnya siswa yang santun, berprestasi dan mandiri (Tunas Diri).
3.2.2 Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan yang berorientasi pada iman dan taqwa.
2. Memaksimalkan penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Membekali pelajaran keterampilan dan kewirausahaan dalam kegiatan intra dan ekstra kurikulum.
3.3 Analisis
Analisis sistem adalah sebuah tahapan yang dilakukan untuk menganalisis
permasalahan atau mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang
lama. Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum
tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang
sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisi
sitem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah
identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada
sistem lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistem
lama merupkan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga
harus dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai
dengan keinginana pengguna.
3.4 Analisis PIECES
Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa
aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,
information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting
untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis
ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat
gejala dari masalah utama.
3.4 Analisis PIECES
Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa
aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,
information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting
untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis
ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat
gejala dari masalah utama.
Performance ( Kinerja Sistem)
Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari
sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan
yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari
sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah
produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselsekan dalam jangka waktu
tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata anatara
suatau teransaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada teransaksi
berikutnya.
Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan SMK HARAPAN dirasakan kurang
efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput(hasil dari beberapa waktu ) dan Respon time yang diberikan oleh
sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku
dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama
dalam penyelesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat
manual sehingga proses penyelesaian kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu
yang lama.
Table 3.1 Performance
Sistem Lama |
• Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan
yaitu laporan koleksi buku, anggota, sirkulasi peminjaman,
sirkulasi pengembalian dalam 1 minggu
• Pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan
memerlukan waktu yang lama karna pembuatanya masih bersifat
manual
|
Information (Informasi)
Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat,
relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebasa dari
kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut
memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada
ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah
informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan
dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan.
Pada sistem informasi perpustakaan yang ada di SMK HARAPAN
hasil pengolahan informasinya masih memiliki beberapa kelemahan. Seperti
kelambatan dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak
perpustakaan sendiri maupun pihak-pihak yang terkait.
Table 3.2. information
Sistem lama |
• Tepat waktu. Pembuatan laporan yang seharusnya selesai dalam
1 hari, menjadi 2 sampai 3 hari
• Akurat. Tingkat kesalahan masih cukup besar karena proses masih dilakukan secara manual |
3. Economy (Ekonomi)
Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan
mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah
perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan
terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya
pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan
biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal
mungkin, Khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
Table 3.3 Economy
Sistem lama |
• Biaya yang digunakan untuk pengadaan alat tulis, tinta, buku dan
kertas lebih besar
• Pengolahan secara manaual dengan waktu yang lama dapat menigkatkan biaya operasional |
4.Control (Pengendalian)
Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian
dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah
standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau
mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang
akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau
organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang
mengalamai kendala dapat diperbaiki.
Table 3.4 control.
Sistem lama |
• Pengendalian data pada sistem sirkulasi perpustakaan kurang
maksimal karena masih terdapat kesalahan pencatatan baik
secara disengaja ataupun tidak |
5. Eficiency (Efisiensi)
Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana
menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang
diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi
pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan
bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan
usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Table 3.5 Eficiency
Sistem lama |
• Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak, seperti proses
pendataan buku, proses peminjaman, pengembalian dan
pembuatan laporan-laporan |
6. Service (Pelayanan).
Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita
lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan
pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya
pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem
informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu
terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah
satu alasan diandakannya pengembangan sistem.
Table 3.6 Service
Sistem lama |
Dari segi pelayanan terhadap anggota baik yang menyangkut
peminjaman, pengembalian, serta pembuatan laporan masih
membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal |
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan fungsional:
1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tinga
validasi data yang baik
2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan
dengan tingkat validasi data yang baik
3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan,
baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan
pengembalian, maupun laporan denda.
